Information till arbetssökande och referenter

Vi vill med denna text ge dig information om hur vi behandlar dina personuppgifter när du ansöker om en anställning inom OKQ8-sfären dvs OKQ8 AB (och dess dotterbolag inklusive och OKQ8 Bank, dock inte Q8 Danmark A/S), OK ekonomisk förening (och dess dotterbolag inklusive OK Detaljhandel AB), övriga OK ekonomiska föreningar och enskilda franchisetagare.

Informationen gäller behandling som omfattar allt som vi gör med personuppgifter med anledning av din ansökan om en viss tjänst eller i kontakten med referenter.

För oss är det av största vikt att dina personuppgifter och din personliga integritet skyddas på ett korrekt sätt. Enligt EU:s dataskyddsförordning, GDPR, ska vi tillhandahålla information om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är enligt GDPR den som bestämmer ändamål och medel för behandling av personuppgifter och enligt GDPR ska personuppgiftsansvarigs identitet och dennes kontaktuppgifter uppges när personuppgifter samlas in.

När du ansöker om anställning är det den juridiska personen (t.ex. OKQ8 AB) hos vilket du ansöker om anställning som är personuppgiftsansvarig. Det framgår av annonsen till den tjänst du söker vilken juridisk person som står bakom annonsen. Med ”vi” och ”oss” avses i denna informationstext enbart personuppgiftsansvarig, om inte annat är uppenbart.

Vi är förstås personuppgiftsansvariga (enligt vad som anges i denna informationstext) även för sådana personuppgifter som vi får från dig via Linkedin eller andra liknande plattformar och nätverk. Har du frågor, synpunkter eller klagomål på hur LinkedIn eller andra motsvarande leverantörer behandlar dina personuppgifter i sina tjänster ber vi dig att kontakta dem i stället.

Kategorier av mottagare

De kategorier av mottagare som ska ta del av personuppgifterna är i första hand en eller flera chefer för den verksamhet inom vilket tjänsten du sökt (eller tjänst som kandidaten du lämnar referenser för sökt), typiskt rekryterande chef och dennes chef, i tillämpliga fall, utvald person, eller personer i det rekryterande teamet, samt personal hos vår HR-avdelning som hanterar eller bistår vid rekryteringar. Personuppgifter kan även komma att delas med annan personal, såväl inom det rekryterande bolaget som inom andra bolag inom OKQ8-sfären om detta bedömts nödvändigt för att genomföra rekryteringsprocessen avseende den tjänst du sökt på ett ändamålsenligt sätt.

Vi kan även komma att dela personuppgifter med leverantörer av tjänster som vi använder för att genomföra rekrytering, såsom samarbetspartner för genomförande av tester i förekommande fall, referenstagning eller för undersökning av ansökningsupplevelsen. Det kan även finnas tillfällen då en rekryteringsbyrå bistår oss i delar av en rekryteringsprocess. I sådana fall ska det finnas avtal på plats som begränsar mottagarnas användning till de ändamål som vi informerat dig om och som förbjuder dem att använda personuppgifter för andra ändamål.

Vår användning av digitala tjänster (såsom rekryteringsverktyg med möjlighet att ansöka online) innebär att teknikleverantörer av sådan teknik, som används av oss, kan komma att behandla dina personuppgifter. Dessa leverantörer anlitas i förekommande fall för att tillhandahålla vissa digitala tjänster till oss. I sådana fall ska det finnas avtal på plats som begränsar mottagarnas användning till de ändamål som vi informerat dig om och som förbjuder dem att använda personuppgifter för andra ändamål och som ålägger dem en tystnadsplikt.

I den mån myndighet begär ut personuppgifter från oss kommer vi att tillgodose sådan begäran, om så krävs enligt lag, till exempel som ett led i ett ärende rörande tillämpning av diskrimineringslagstiftning.

Mer information om hur vi behandlar dina personuppgifter och hur du kan tillvarata dina rättigheter finns på Personuppgifter (okq8.se)

För dig som är arbetssökande

Personuppgifter 

Personuppgifter är all information som identifierar eller kan identifiera dig som person. De personuppgifter som vi behandlar är först och främst sådant som du själv lämnar till oss i samband med rekryteringsprocessen, exempelvis namn, mailadress, telefonnummer, personnummer och rekommendationer från tidigare arbetsgivare. Det är även sådana uppgifter som upprättas under rekryteringsprocessen och som knyts till dig då vi genomför exempelvis intervjuer, utvärderingar, eventuella tester och referenstagning.

Varifrån personuppgifterna om dig kommer m.m.

De personuppgifter som vi behandlar om dig kommer från följande källor:

A: Du tillhandahåller personuppgifter i ansökningshandlingar med tillhörande dokument (typiskt genom att via digitala tjänster fylla i och skicka in ansökningsformulär vi tillhandahåller).

B: Personuppgifter upprättas av oss under rekryteringsprocessen till följd av att vi genomför intervjuer, tester, och utvärderingar av dig som kandidat och utvärdering av kandidatupplevelsen.

C: Personuppgifter kan komma att samlas in från de personer som du lämnat som referens eller komma oss till del från testföretag som vi anlitar för genomförande av tester.

För information om vilka personuppgifter som behandlas i anledning av att du söker en tjänst se närmare nedan nästa avsnitt.

Vänligen notera att då du använder våra digitala tjänster eller besöker våra webb-sidor på internet kan vi komma att behandla cookiesenligt särskilt lämnad information om det.

Ditt tillhandahållande av personuppgifter är frivilligt. Vi behöver dock personuppgifter för att kunna bedöma dig som kandidat och en avsaknad av uppgifter kan förstås påverka hur vi bedömer din ansökan.

Ändamål och rättslig grund

Enligt GDPR ska vi ange ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter.

Det kan förekomma situationer där vi behöver ditt samtycke för att kunna inhämta ytterligare personuppgifter, exempelvis om referenstagning och bakgrundskontroller ingår i rekryteringsprocessen.

Hur länge vi sparar dina personuppgifter

Med anledning av ändamål 4 ovan kan dina personuppgifter komma att sparas upp till 28 månader efter att du skickade in din ansökan eller längre om det under denna tid initieras ett rättsligt ärende rörande tillsättning av aktuell tjänst eller annat rättsligt förfarande med anledning av rekryteringen. Dessa kriterier för sparande av uppgifter har sin grund i preskriptionstiderna enligt gällande diskrimineringslagstiftning. Särskilt undantag gäller för intervjuanteckningar mm som raderas efter avslutad process och information insamlad via portalen för digital referenstagning som raderas efter 38 dagar. 

För dig som lämnar referenser om arbetssökande

Informationen gäller den behandling av dina personuppgifter i anledning av att du lämnar referenser om en arbetssökande.

Personuppgifter

Personuppgifter är all information som identifierar eller kan identifiera dig som person. De personuppgifter som vi behandlar är de som du själv lämnar till oss i samband med att du lämnar referenser och de kontaktuppgifter vi erhållit från arbetssökande för att kunna kontakta dig för att ta referenser.

Varifrån personuppgifterna om dig kommer m.m.

De personuppgifter som vi behandlar om dig kommer från följande källor:

A. Du tillhandahåller personuppgifter genom samtal med rekryterande chef eller motsvarande, eller i portalen för digital referenstagning (typiskt genom att via digitala tjänster fylla i och skicka in svar på frågeformulär som vi tillhandahåller).

B. Vi har erhållit kontaktuppgifter och eventuell annan information om dig som referens från en arbetssökande.

För information om vilka personuppgifter som behandlas se närmare nedan nästa avsnitt.
Vänligen notera att då du använder våra digitala tjänster eller besöker våra webb-sidor på internet kan vi komma att behandla cookies enligt särskilt lämnad information om det.

Ditt tillhandahållande av personuppgifter är frivilligt.

Ändamål och rättslig grund

Enligt GDPR ska vi ange ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter.

Hur länge vi sparar dina personuppgifter

Med anledning av ändamål 1 kan dina personuppgifter komma att sparas upp till 28 månader efter att du skickade in din ansökan eller längre om det under denna tid initieras ett rättsligt ärende rörande tillsättning av aktuell tjänst eller annat rättsligt förfarande med anledning av rekryteringen. Dessa kriterier för sparande av uppgifter har sin grund i preskriptionstiderna enligt gällande diskrimineringslagstiftning. Särskilt undantag gäller för anteckningar mm som raderas efter avslutad process och information insamlad via portalen för digital referenstagning som raderas efter 38 dagar.

För ytterligare information om hur vi skyddar dina personuppgifter och hur du kan utöva dina rättigheter, se sidan Personuppgifter

Uppdaterad senast: 2023-08-30